Первая страна в которой появились секретарские курсы. История развития секретарских служб

С помощью создания автоматизированных центров обработки информации на ЭВМ пытались добиться сокращения числа служащих и повышения производительности труда в сфере управления.

Однако при реализации такого подхода ярко проявились неудобства работы для руководителей высшего и среднего звена при замене личных секретарей централизованной службой подготовки и обработки информации. В результате упомянутые фирмы были вынуждены вернуться к прежним организационным структурам.

Вероятно, ключом к решению этой проблемы является комплексный подход, основанный на совместном использовании достижений современной техники, рациональной организации труда и человеческих взаимоотношений в сфере управления.

В любом случае, в наши дни секретарю необходимо иметь определенные личные качества и обладать довольно широким спектром знаний по целому ряду вопросов. И в этой работе мы попытаемся сформулировать те личные качества и знания, которые необходимы для эффективного ведения секретарского дела с учетом современных технологий.

Цель выпускной работы – изучить технологию ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации.

Задачи работы:

а) определить сферу секретарской деятельности, профессиональные и личностные качества секретаря;

б) проанализировать основные задачи и направление работы секретаря по документному обслуживанию;

в) рассмотреть функции секретаря по бездокуметному обслуживанию;

г) исследовать современные информационные технологии в секретарской деятельности и их использование в работе Сакского городского исполнительного комитета;

Объектом выпускного исследования работы является секретарская деятельность.

Предметом выпускного исследования являются технологии секретарской деятельности в Сакском городском исполнительном комитете.

Выпускная работа состоит из введения, трех глав, выводов и приложения.

В первой главе рассматриваются исторические предпосылки возникновения секретарской деятельности, где дается понятие делопроизводства и история его возникновения; описываются деловые и личные качества секретаря, его должностные обязанности.

Во второй главе приводятся современные технологии осуществления секретарской деятельности, куда входят: принципы ведения делопроизводства, организация работы с документами и обязанности секретаря по бездокументному обслуживанию руководителя.

В третьей главе рассматриваются современные средства организационной техники.

Глава 1. Исторические предпосылки возникновения секретарской деятельности

1.1. История секретарской деятельности и делопроизводства

Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с середины XV в. Управление Московским государством сложилось из удельного княжества, в котором различные части управления поручались отдельным боярам, составляя прообразы будущих административных ведомств.

Понятие и слово “делопроизводство” возникли в центральных учреждениях Московского государства – приказах – несколько столетий назад (ХV–ХVI в.в.). Тогда под делопроизводством понимали письменное оформление, рассмотрение и решение вопросов («дел») в приказе. Каждое дело начиналось подачей в приказ челобитной (в ХVIII–ХIХ и начале ХХ в.- прошение). К ней присоединялись различные справки, следственные документы, решение приказа и другие материалы. Все составляли «дело» по данному «производству», иначе – его «делопроизводство».

Совокупность дел также называли делопроизводством.

В этот период в системе государственного управления последовательно не прослеживался принцип отраслевого управления, и только часть приказов являлась органами территориального управления, а часть ведала отдельными отраслями. Во главе отдельного приказа стоял приказной судья (в некоторых приказах судей было по два и более; они назывались товарищами главного судьи), назначаемый из думных чинов. В его ведении состояли дьяки – от одного до трех, а концу XVII в. в крупных приказах – от 6 до 10 человек. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии со стажем работы делились на "старых" (старших), "средних" и "молодых" (младших). В крупных приказах подьячие объединялись в "столы", или повытья, - структурные подразделения приказов; деление на столы производилось не по роду дел, а по территориальному принципу. Для приведения в исполнение разных распоряжений существовали различные особые должности – толмачи, трубники, недельщики и др. В их обязанности входило также доставлять переписку приказов по принадлежности, вызывать тяжущихся в суд и др. В деятельности приказов принципы коллегиального и единоличного управления четко не разграничивались. Определенно можно лишь сказать, что распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям, роль дьяков была гораздо скромнее. Они наряду с подьячими занимались организацией и ведением делопроизводства. Через их руки в приказ поступали челобитные, доклады, доношения местных правителей, они хранили дела и вели письмоводство. Старшим подьячим, наиболее опытным и уважаемым, и подьячим "средней руки" доверялась работа, связанная с подготовкой решений по делам, хранением дел, опечатыванием архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием. Многие царские указы XVII в. обращают внимание на необходимость строго контролировать их работу. За ошибки, допускаемые в официальных документах, подьячих строго наказывали: били батогами, лишали жалования.

Можно с полным правом утверждать, что дьяки и подъячие выполняли функции, аналогичные нынешним секретарским, ведь документирование управленческих функций всегда сопровождалось множеством действий, которые с современных позиций можно отнести к чисто секретарским.

История государственных учреждений в царской России свидетельствует, как шаг за шагом рос государственный аппарат, множилось чиновничество, бюрократия, игравшая важную роль в жизни государства.

В ХVIII в. правила ведения делопроизводства нашли подробное отражение в законодательстве. Особенно подробно эти правила были сформулированы в Генеральном регламенте (1720 г.) Указание Генерального регламента царской бюрократии почитались за непреложный закон. В значительной мере он сохранил свою силу до падения царизма.

Секретарь коллегии докладывал дела к слушанию, вел учет «вершинных» и «невершинных» дел, хранил печать коллегии (канцелярии).

Глава 29 «Генерального регламента» называлась «О секретарском управлении». Впервые записывалось требование об учтивости секретаря. Сохранность документов - также «попечение» секретаря.

В 1722 году был принят «Табель о рангах», закон, по которому служба была разделена на гражданскую и военную. «Табель» состоял из 14 классов или рангов чиновников. Служащий, получивший чин до восьмого класса, становится потомственным дворянином, с девятого до четырнадцатого класса давало только личное дворянство. Секретари относились по должности к четвертому классу, гражданский коллежский секретарь соответствовал военной должности командира полка.

Многовековой опыт российской государственности сформировал аппарат гражданских чиновников, в котором секретарям отводилась далеко не последнее место.

Понять особенности работы сегодняшнего секретаря невозможно без рассмотрения ее истоков, которые связаны с развитием системы государственных учреждений. Документирование управленческих функций всегда сопровождалось множеством действий, которые с современных позиций можно отнести к чисто секретарским.

История секретарской деятельности сегодня активно изучается такими специалистами, как Т.В. Виноградова, А.Ю. Конькова, М.И. Додонова и др.

Глубокие преобразования государственного аппарата проводил Петр 1.

Вокруг Петра 1 сформировалась сплоченная группа сподвижников (П. Гордон, Ф. Лефорт, Я. Брюс, А.М. Головин, А.Д. Меньшиков, братья Апраксины), вырастала молодая поросль служилого чиновничества, где секретари играли одну из главных ролей. Канцелярию сената возглавлял обер-секретарь. Рядовые секретари «тянули воз» ежедневной скучной работы с текущими делами.

Кабинет-секретарь докладывал царю важнейшие документы государственной политики и приватные письма, адресованные государю.

Основным законодательным актом, принятом в 1720 году, был «Генеральный регламент», установивший очередность рассмотрения дел, функции чиновников, в том числе секретарей. Секретарь коллегии докладывал дела к слушанию, вел учет «вершинных» и «невершинных» дел, хранил печать коллегии (канцелярии).

Секретарь приходил на работу раньше других членов коллегии, «леность и недосмотр» наказывались штрафами, более серьезные проступки наказывались еще строже, вплоть до «лишения живота и пожитков». При Петре 1 был составлен моральный кодекс «Юности честное зеркало» - требования к секретарю: приветливость, смирение и учтивость.

В 1722 году был принят «Табель о рангах», закон, по которому служба была разделена на гражданскую и военную. «Табель» состоял из 14 классов или рангов чиновников. Служащий, получивший чин до восьмого класса, становится потомственным дворянином, с девятого до четырнадцатого класса давало только личное дворянство. Секретари относились по должности к четвертому классу, и, следовательно, занимали высокое место в служилой бюрократии. Гражданский коллежский секретарь соответствовал военной должности командира полка.

С 1704 года важнейшие государственные функции выполняет кабинет и личная канцелярия царя. В царствование Петра 1 кабинет-секретарь Макаров, по мнению историка С.М. Соловьева, был «человек без мнения, без голоса, но могущественный по своему приближению к государю, все вельможи обращаются к нему с почтением, рассчитывая на благосклонность государя, когда ему будет докладывать Макаров».

Функции его не очень ясны. В кабинет поступали рапорты от дипломатических представителей. Особую группу дел кабинета представляли челобитные. После смерти Петра 1 кабинет был упразднен.

Некоторые функции кабинет-секретаря выполняли разные лица, при последователях Петра 1.

С 1763 года происходит возрождение кабинета его императорского величества.

У императрицы Екатерины 2 было много доверенных лиц в качестве кабинет-секретарей: Безбородко, Елагин, Теплов. Все эти были люди одаренные: кроме чиновников среди них были писатели, поэты, внесшие «легкий слог в канцелярские дела» (Р.Г. Державин).

С 1763 года была введена должность статс-секретарей, основная обязанность которых заключалась в «приеме прошений на высочайшее имя». На эту должность назначались на основе рекомендательных писем и высокого покровительства.

По «Табелю о рангах» они относились к четвертому разряду с обращением «Ваше превосходительство», имели высокое жалование, единовременные выплаты, именные пенсии, награждались орденами, медалями, знаками. Кабинет имел большие финансовые средства, на которые строились поместья, дворцы, гражданские сооружения, тюрьмы и так далее на имя государыни. Выписки хранились у статс-секретаря, а копии выдавались просителю. Работа с прошениями регламентировалась инструкциями, где был определен четкий порядок обращения с прошениями. Они подавались лично в кабинет, чаще по почте. Иногда отважных сановников (« под кувертом») - с подписью («в собственные руки»), часто вместе с рекомендательными письмами. Большую часть прошений передавались статс-секретарю в Сенат, «для разрешения по законам».

Многие вопросы, изложенные в прошениях на высочайшее имя, решались вне очереди в зависимости от покровительства знатных лиц. Скорость рассмотрения вопроса нередко зависела от личности подателя. Есть резолюция Екатерины 2 на просьбы шведского посла: «Не мешкать по нашему российскому обыкновению, как в старину, чужие дабы не ведали».

Канцелярия статс-секретарей была хорошей школой чиновничьей службы, через нее пошли видные государственные деятели. В последствии многие становились сенаторами.

Канцелярия каждого статс-секретаря была автономна. В штате было еще два-три секретаря. Это были образованные люди, знали языки, были умны и умели схватывать суть вопроса. Были также молодые люди из знатных фамилий для «курьерских посылок в чужие края». В России их функции заключались в проверке фактов, изложенных в прошениях. Сословный состав подателей прошений - дворянство, иностранные послы, торговые люди.

В местных органах управления секретарям принадлежала главная роль в присутствии, секретари по каждому поступившему делу составляли докладные записки, по которым принимались решения.

В конце 18 века существовали пособия по составлению документов, которыми пользовались секретари («Кабинетный или купеческий секретарь» И. Сокольского). Наряду с уставными правилами они включали элементы правоотношений служащего и государства, деловой и «паркетный» этикет.

Реорганизация центрального аппарата и создание министерств отвечало интересам Российской монархии 19 столетия.

Иерархический принцип все больше пронизывал систему органов управления. Это проявляется и в организации государственной службы на основе петровской «Табели о рангах» и на основе «Положения о Министерствах».

«Учреждение министерств» 1811 года строго установило структуру министерств и «образ производства дел». Министерства были представлены департаментами, советом министра, общими присутствиями департаментов, канцеляриями.

Значение секретаря в начале 19 века несколько изменяется. Строгая регламентация порядка прохождения документов по инстанциям требовала строгого распределения обязанностей между чиновниками всех уровней управления. Каждое дело рассматривалось с точки зрения важности совершающихся в них вопросов, наличия резолюций высших чиновников, спешных и секретных. Каждому вопросу соответствовал чиновник, занимающий определенную ступень в системе органов управления.

В соответствии с «Общим учреждением министерств» многие функции секретаря выполнялись соответственно товарищами министра, директорами департаментов.

Достаточно отчетливо функции секретарей видны в отделениях департаментов губернских присутствиях. Причем в канцеляриях имелись три уровня секретарской службы: обер-секретарь, секретарь, помощник секретаря.

Работа секретарей регламентировалась инструкциями, содержащими перечень обязанностей по работе с документами. Составление документов 19 века проходило этап жесткого регламентирования: состав информации, последовательность изложения вопросов, резюме, что облегчало работу секретарей.

Кроме того, «ревизия дел» возложила на секретарей дополнительные обязанности по контролю за исполнением документов.

19 век по части продвижения секретарей на высокое служебное место мало отличался от 18.

Блестящую карьеру сделал блестящий русский реформатор М. М. Сперанский, пройдя за четыре года путь от домашнего секретаря знатного вельможи до видного сановника Российской империи.

Рядовые секретари канцелярии несли всю тяжесть огромного делопроизводства, они обслуживали табельное чиновничество за маленькую зарплату.

Во второй половине 19 века новые структуры управления (банки, тресты, синдикаты, специальные органы надзора, комитеты, комиссии, советы) потребовали привлечение на государственную службу большого числа чиновников, в том числе секретарей. В 1868 году в Харькове были созданы специальные курсы подготовки секретарей. Появляется техника, упрощающая работу: множительные аппараты, пишущие машинки, стенография.

Выходили специальные журналы 1884 год - «Вестник контор и канцелярий», «Бюллетень конторщика» и другие.

Большое место в организации секретарской службы на протяжении многих лет занимали вопросы служебного этикета, взаимоотношения с начальником, искусство овладения хорошими манерами. Наука изучать характеры и приспосабливаться к ним давалась не каждому. Тональность отношений, стиль работы и стиль жизни определялся условиями, создаваемыми в каждом конкретном учреждении, размерами жалованья и самим духом времени.

Обычно секретари носили форму, соответствующую званию, подавая в отставку, увольнялись с мундиром и пенсионом. Впервые служебный этикет форменной одежды нарушил М.М. Сперанский, явившись на прием к генерал-прокурору во французском кафтане и завитках.

Как видим, должность секретаря царской России - на всех уровнях классной и должностной иерархии - ценилось достаточно высоко, и была довольно распространена.

Октябрьский переворот 1917 года сопровождался изданием многочисленных декретов, обращений, предписаний о необходимости «выявить лиц, желающих работать в качестве бухгалтеров, писцов, секретарей-машинисток, посыльных служащих в революционных организациях».

Специальным декретом были отменены сословия гражданские чины, так называемые «бывшие» стали обращаться друг к другу - не «господин» или «Ваше благородие», а скромно по-советски «товарищ».

В советских учреждениях складывается система требований к исполнителям и секретарям.

Секретарями В.И. Ленина были образованные дамы из «высших»: Е.В. Стасова, Л.А. Фотиева, выпускницы Санкт-Петербургских высших женских курсов.

Рабочий день секретарей руководителей государства, наркомов, председателя и заместителей Высшего центрального исполнительного комитета был чрезвычайно загружен.

Поручения следовали одно за другим. Не успевали выполняться одни, как надвигалась новая волна. Революционный порядок сформировал секретарский характер: сдержанность, аскетизм, безупречная преданность идее и ее воплощение в лице непосредственного начальника.

Движение за научную организацию труда в 20-30-е годы сделало немало для облегчения секретарского труда. Разрабатывались правила работы с документами, за границей закупалось конторское оборудование.

В 1932 году секретари были поделены на две неравноценные по престижу и окладам группы. Одни назывались референтами и помощниками, а другие - секретари-машинистки.

Значительно изменилось отношение к секретарскому делу в 60-е годы на гребне новой волны Товского движения, повышенного внимания власти к управлению и работе с документами.

В 60-е годы создается нормативно-методическая база канцелярского труда. Меняется престиж и повышается авторитет одной из самых распространенных профессий с координацией подготовки секретарей в России и Международной ассоциации профессиональных секретарей.

Подводя итог, можно сказать, что государственные секретари в дореволюционной России были образованными и компетентными людьми с развитым чувством долга и ответственности. Зная законы, будучи инициативными и заинтересованными, они, ко всему прочему, были также гибкими и дипломатичными, стараясь использовать любую возможность с тем, чтобы употребить накопленные знания и опыт на благо государства.

Современный секретарь может сделать вывод о том, что ему, как и дореволюционным секретарям также необходимо стремление к совершенствованию своих профессиональных знаний, постоянное самообразование, навыки делового администрирования, собранность, а также вневременные качества, как порядочность, честность и ответственность за выполняемую работу.

Секретарь - инициативный работник офиса, на которого возложен широкий круг обязанностей: это и ответы на телефонные звонки, и регистрация корреспонденции, и организация встреч, и ведение делопроизводства, а также выполнение всех поручений руководителя и принятие самостоятельных решений в пределах своей компетенции.

Цель труда секретаря – обеспечить эффективную управленческую и административную деятельность предприятия.

Под понятием «секретарь» скрываются люди различных профессий:

Секретарь на ресепшн – принимает и распределяет телефонные звонки, встречает посетителей и выполняет мелкие поручения руководителя. Должность не требует специального образования. Иногда такому сотруднику вменяют приобретение воды или канцтоваров. По престижу данное место находится на самой низкой ступени карьерной лестницы.
Секретарь-референт – это довольно ответственная должность и во многом схожа с работой офис-менеджера. Требуется готовить проектные решения, редактировать документы, составлять тексты для выступления начальника на всевозможные мероприятия. Контроль над работой других сотрудников также лежит на секретаре-референте. Профессию можно получить после обучения в специализированной школе, учебном центре или после окончания среднего специального учебного заведения.
Помощник руководителя – занимать место ассистента считается почетным. Делопроизводитель должен не только установить доверительные отношения с руководителем, но и обладать стрессоустойчивостью и уверенностью в себе. Специалисту такого уровня необходимо решать организационные и административные проблемы, организовать работу персонала.

Кроме основных вышеперечисленных направлений трудовой деятельности секретаря, различают дополнительные наименования данной профессии, которые имеют некоторые особенности.

Так, техническому секретарю нужно уметь печатать 145 символов в минуту не глядя на клавиатуру, задействовав все десять пальцев сразу. Такой человек должен довести до автоматизма свою работу с офисной оргтехникой и заниматься телефонным обслуживанием.
Для секретаря-переводчика кроме основных функций, важно профессионально владеть иностранным языком для участия в переговорах с иностранными деловыми партнерами.
В обязанности делопроизводителя входит систематизирование документации учреждения, а также работа с архивом, регистрация корреспонденции, оформление счетов.
Административно –хозяйственные вопросы ложатся на плечи офис-секретаря . Кроме ведения деловой переписки, необходимо заниматься бронированием билетов и отелей, встречать гостей и партнеров, выполнять распоряжения руководителя.
Должность с немного необычной спецификой работы для данной профессии – судебный секретарь . Место работы такого специалиста – суд. Работник проверяет явку вызванных людей на судебное заседание, ведет протоколы заседания суда, печатает судебные акты, выполняет все указания судьи.

История профессии секретарь

Если приоткрыть занавес истории и отправится на поиски ответа на вопрос: откуда взяла начало профессия « секретарь», то, скорее всего, путь приведет нас к писарям и летописцам. Эти люди занимались перепиской, вели запись распоряжений и указов царя, фиксировали события в хронологическом порядке.

Государственным и политическим деятелям также трудно было обходиться без помощника. В России секретарскую должность ввел Петр I в 1720 году, предъявив к профессии высокие требования. Работу секретаря доверяли людям со знанием законов, наличием образования и владеющим всеми тонкостями профессии.

С 1840 года руководители многих предприятий стали назначать к себе в помощники личного секретаря. Однако людей без специальных навыков на эту должность не брали. Так, стали открываться секретарские курсы. Что интересно, вначале они появились в Харькове, а в США только спустя одиннадцать лет.

Научно – технический прогресс стремительно развивался: копирки и пишущие машинки остались в прошлом, наделив сегодняшнее рабочее место секретаря современными компьютерами, факсом и прочей оргтехникой.

Профессиональный праздник «секретаря» принято отмечать в последнюю среду полной недели апреля.

Плюсы и минусы

Профессия, несомненно, имеет перевес в преимуществах:

возможность в некоторых случаях совмещения учебы и работы;
отсутствие физической нагрузки;
комфортные условия работы в теплом помещении;
полезные навыки общения и приобретение выгодных связей;
всегда можно воспользоваться ксероксом в личных целях.

Недостатки:
необходимость постоянно находится на виду у начальника;
требуется каждый день выглядеть безупречно, поскольку о солидности компании зачастую судят по внешнему виду сотрудников;
однотипность и рутинность работы (в мелких учреждениях);
в некоторых компаниях трудно самореализоваться;
ненормированный график работы.

Требования к профессии секретарь

Кандидат на данную профессию, прежде всего, должен:

располагать средним или высшим образованием;
владеть персональным компьютером и уметь работать с пакетом программ Microsoft Office;
знать основы делопроизводства;
иметь базовые знания в сфере деятельности секретаря;
знать стандартные офисные процедуры;
при необходимости владеть английским языком.

Обязанности секретаря

Руководители небольших фирм хотят, чтобы секретарь:

просматривал корреспонденцию;
сортировал и регистрировал входящую и исходящую почту;
отвечал на телефонные звонки;
обеспечивал жизнедеятельность офиса (заказ воды);
общался с клиентами;
контролировал выполнение различных задач.

В более солидных компаниях круг обязанностей секретаря может быть намного шире. Делопроизводителя просят:

организовать прием или совещание;
распланировать рабочее время руководителя;
приобрести канцтовары и прочие вещи;
заказать для начальника или служащих гостиницу или авиабилеты;
вести протокол собрания;
подготавливать переговоры с бизнес – партнерами.

Секретарь обязан заниматься делопроизводством.

Ответственность секретаря

В некоторых компаниях на должности секретаря ни за что отвечать не приходится, в других он обременен материальной и дисциплинарной ответственностью, кроме загруженности своими должностными обязанностями.

В случае утери секретарём каких-либо важных документов, к административной ответственности будет привлечен не специалист, а юридическое лицо, т.е. компания.

Секретарь может являться материально-ответственным лицом и следить за наличием основных материальных ценностей, которые находятся в офисе в его подотчете: мебель, оргтехника и других.

Полномочия секретаря

Руководитель обязан предоставить всю необходимую информацию для того, чтобы секретарь мог справиться с поставленной задачей. Это касается и конфиденциальных данных.

Секретарь может обсудить с руководителем вопросы по поводу своего видения, как можно улучшить свою работу и работу организации.

Он имеет право:
запрашивать у сотрудников компании необходимую документацию для соблюдения пунктов своей должностной инструкции;
требовать от руководителя принять меры для обеспечения сохранности документации и материальных ценностей;
решать производственные вопросы в пределах своей компетенции.

Особенности профессии

Должность секретаря – привилегия женщин. Именно их руководители хотят видеть своими помощниками. Это объясняется женским умением проявить гибкость, предотвратить агрессию шефа, уловить его настрой и особенности характера. Прекрасная половина сумеет сделать комфортным деловой офис и впечатлить партнеров.

Однако, мужчина может претендовать на должность помощника руководителя, устраиваясь на работу в крупную фирму.

Профессиональные навыки и умения секретаря

Для работы секретарём важно:

быть на «ты» с персональным компьютером;
обладать культурой общения;
уметь найти подход к посетителям;
проявлять аккуратность и пунктуальность.

Некоторые компании видят на должности секретаря человека со знанием иностранных языков.

Личные качества секретаря

Если задать вопрос руководителям различных предприятий, о том какими чертами характера должен быть наделен его личный секретарь, то можно предположить, что их ответ будет однозначным:

коммуникабельностью и ответственностью,
пунктуальностью и организованностью,
терпимостью и стрессоустойчивостью.

Кроме того, отмечают презентабельную внешность, красивую речь, хорошую память.

После общения с секретарем компании в посетителе должна появиться уверенность, что здесь ему помогут разрешить его вопрос.

Карьера

Должность секретаря окутана мифами о трудностях, связанных с продвижением по карьерной лестнице. Отчасти, это так и есть. Но это лишь отчасти – все зависит от каждого человека лично.

Кто-то уже через 1-2 года проявляет себя с наилучшей стороны и уверено двигается вперед навстречу многочисленным перспективам, а кому-то и должности секретаря оказывается много.

Умные и инициативные сотрудники могут подыскать себе место посолидней внутри той же компании, став например помощником менеджера, а после менеджером или даже директором.

Где работать секретарю

В секретарях нуждаются:

различные организации и фирмы;
суды, адвокаты и нотариусы.

Секретарь необходим как в крупной компании, так и на предприятии, занимающемся малым бизнесом.

Сколько зарабатывает секретарь

Нельзя назвать какую то фиксированную сумму, если говорить о среднемесячном окладе людей, занимающих должность секретаря.

Госучреждения не балуют своих делопроизводителей высокими заработками и платят им примерно 300 долларов. Но, если пойти работать в крупную иностранную компанию, то можно повысить доход до 1000 долларов.

Образование

При приеме на вакансию помощником руководителя рассматривают людей с высшим образованием или наличием свидетельства об окончании специализированного учебного центра для секретарей. Иногда обучение можно пройти в компании, которая согласна принять Вас на работу.

Работать секретарем можно и без высшего образования, но солидные компании хотят видеть в своей команде дипломированных специалистов со знанием делопроизводства, этики делового общения, психологии, стенографии и скорочтения, умением работать в 1С и мастерски управляться с оргтехникой.

Александр Юрьевич

Директор кадрового агентства

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Введение

В современных условиях значение секретарской службы особенно велико, возможно, более велико, чем когда бы то ни было в прошлом. XXI столетие - эра информации и компьютеризации, период беспрецедентного накопления и расширения знаний, необычайного распространения деловых контактов и связей, требующих соответствующего документационного, правового и организационного обеспечения. Развитие рыночной экономики, становление гражданского общества в России (это когда граждане знают, что они могут потребовать от властей каких-то действий, и власти обязаны принять их требования во внимание), совершенствование многообразных отношений между частными и юридическими лицами, разнообразными организациями, различными государственными структурами и международными фирмами, группами и сообществами - все это в огромной степени повышает требования к обеспечению организации и управления.

Упорядочение потока деловых связей, разнообразных коммерческих, финансовых, трудовых, профессиональных, культурных и других отношений на местном, региональном и федеральном уровне приобретает первостепенное значение. В связи с этим профессия секретаря учреждения, фирмы, организации, банка, торгового объединения, ассоциации, акционерного общества и т.д. становится особенно значимой.

Слово «секретарь» происходит от латинского «secretaries», и первоначально оно означало «доверенное лицо». В России должность секретаря появилась в XVIII в. - сначала как должность личного секретаря. В Толковом словаре В.Даля дается такое определение: «Статс-секретарь - доверенное лицо государя». В первой четверти XVIII в. секретарь становится должностным лицом учреждения, и в законодательных актах того времени очерчены сфера его деятельности и служебные обязанности.

В современных словарях «секретарь» определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством».

Секретарь - это одна из самых распространенных управленческих профессий. Невозможно представить себе ни организацию без руководителя, ни руководителя без секретаря. Однако сотрудники, выполняющие обязанности секретаря, часто занимаются разнообразной работой. Одни секретари занимаются чисто техническим обслуживанием руководителя; другие выполняют функции помощника, референта; третьи обеспечивают работу коллегиальных органов (правления, дирекции, совета компании); четвертые ведут делопроизводство целого структурного подразделения фирмы; пятые работаю в приемной (рецепции), с телефоном или телефон6ной станцией, факсом, электронной почтой. Однако при всех различиях в работе секретаря можно выделить общие черты, функции и задачи, которые составляют суть профессии.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Объектом курсовой работы является организация секретарского обслуживания на предприятии, предметом- роль секретаря на предприятии, а именно в организации командировок.

Цель работы - используя различные источники, изучить процесс становления и специфику развития института секретарства высших и центральных государственных учреждений России XVIII - XIX вв.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. рассмотреть историю развития секретарского дела в России;

2. рассмотреть этапы развития секретарской службы при Петре І при Екатерине ІІ;

3. обобщить и проанализировать устройство и работу секретарей.

2. История развития секретарского дела на Руси

государственный секретарь служба

Развитие письменности на Руси в X-XI вв. постепенно привело к довольно широкому распространению грамотности. Судя по летописям, в Древней Руси существовали школы, где детей обучали грамоте. В XI в. в стране появились библиотеки. В соборах и монастырях, а также при княжеских дворах вводились должности писарей, в обязанность которых входили записи приказов или распоряжений княжеских особ или духовных иерархов, переписывание старинных летописей либо иноязычных исторических повествований.

В начале XII в. монах Киево-Печерского монастыря Нестор составил крупнейший летописный свод Древней Руси, известный под названием "Повесть временных лет". В период феодальной раздробленности летописание велось во многих городах Руси.

Начиная с конца XV в., появляются первые приказы - органы княжеской власти, ведающие различными государственными делами. В XV-XVIII вв. приказное делопроизводство оформилось в стройную систему, что позволило централизовать управление страной.

Постепенно, подчиняясь требованиям государственной дисциплины, устанавливается единообразный порядок оформления и прохождения различных документов. Укрепление Российского государства в середине и второй половине XVI в. привело к увеличению приказной бюрократии и расширению документооборота в стране.

Число приказов в XVI в. достигло 22-х, причем приказная бюрократия превратилась во влиятельное сословие. В XVII в. общее число приказов достигло 80-ти. Приказная бюрократия (думные дьяки, дьяки и подьячие) контролировала многие сферы жизни страны.

При царе Федоре Алексеевиче (1676-1682) приказная система подверглась реформам: приказов стало меньше, а их функции были разделены более четко. Централизованная бюрократическая система постепенно подготавливала переход к абсолютной монархии.

При Петре I был организован высший орган управления - Сенат, куда входили дворяне, назначаемые царем. Сенат осуществлял контроль за центральной и местной администрацией, разрабатывал законы, регулировал налоги и сборы и т.д. Затем в 1718 г. вместо старых приказов было учреждено 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью государственного управления.

27 февраля 1720 г. был издан свод правил по организации государственных учреждений, названный Генеральным регламентом. Он определил структуру, задачи, функции и порядок работы коллегий. В этом документе, подписанном Петром Великим, имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также раздел о секретарском чине.

Таким образом, с принятием Государственного регламента в России официально появились канцелярии и должности секретарей. Именно поэтому 27 февраля 1720 г. называют датой рождения секретарской должности в России. Для некоторых документов (дипломы, патенты) были созданы генеральные формуляры, т.е. образцы, по которым они должны были оформляться.

В состав канцелярий обычно входили секретари, а также копиисты, писцы, регистраторы, актуариусы, фискалы, архивариусы и др.

В 1722 г. сословные права и привилегии дворянства были закреплены в "Табели о рангах". Дворяне были разделены на 14 "рангов" (в соответствии с занимаемой должностью на государственной или военной службе). Тем не менее, коллежское делопроизводство, несомненно, было более прогрессивным по сравнению с приказным. Возникли упорядоченные системы регистрации, которая велась в специальных журналах.

В этот период были заложены основы организации учета и хранения документов. Впервые появились отделы хранения документации, названные архивами.

В начале XIX в. в результате очередной государственной реформы в стране установилось так называемое исполнительное делопроизводство. Высшим законодательным органом стал Государственный совет (1810 г.). Чуть ранее (1802 г.) вместо коллегий были созданы 8 министерств (впоследствии их число увеличилось).

Министерства имели сложную многоступенчатую структуру: они состояли из департаментов, которые делились на отделения, а отделения - на столы. Министр являлся единоначальником, а чиновники министерства - исполнителями его указаний.

В результате введения министерской системы произошло более четкое разграничение компетенции органов исполнительной власти.

Для служебной переписки, которая получила дополнительный размах, применялись бланки с особым угловым штампом, изготовленным как типографским, так и ручным способом.

Последующие государственные реформы неизбежно сказывались на совершенствовании секретарского дела в России.

В 1861 г. в стране было отменено крепостное право, что способствовало развитию капиталистических отношений. Разнообразные местные органы власти имели свои канцелярии и многочисленный штат секретарей. Между тем свои секретари-делопроизводители появились и у директоров крупнейших предприятий, банков, заводов и мануфактур.

В 1868 г. в Харькове были впервые основаны курсы по подготовке профессиональных секретарей. Впоследствии аналогичные учебные заведения были созданы в Москве, Петербурге и других российских городах.

В 1870 г. была создана система городского самоуправления (в России в тот период насчитывалось свыше 500 городов). Каждые четыре года в любом городе избиралась городская дума, которая формировала городскую управу. Думой и управой руководил городской голова. Городские власти имели свои управленческие конторы, в которых трудились десятки секретарей, ведавших перепиской, систематизацией и хранением различных документов.

В начале XX в. Россия переживала бурный рост промышленного развития. Росло количество всевозможных обществ, товариществ, клубов, банковских объединений и фирм. Секретарское дело получает еще большее распространение, причем значительная часть деловой переписки была связана с осуществлением финансовых, строительных, производственных, сельскохозяйственных и иных проектов, а также торговых операций.

В 1905-1910 гг. была проведена так называемая Столыпинская реформа, в результате которой более двух миллионов крестьян получили в личную собственность земельные наделы. В целом в 1907-1913 гг. Россия заметно продвинулась по пути общественного и экономического прогресса.

На новый уровень развития постепенно выходило и секретарское дело. Стали использоваться различные модели пишущих машинок, расширился ассортимент канцелярских принадлежностей. Довольно широкое распространение получила стенография.

После Октябрьской революции 1917 г. в стране фактически началось создание нового государственного аппарата. Большевистские власти были заинтересованы в том, чтобы в новом пролетарском государстве делопроизводство было упорядоченным, скорым, эффективным и доступным для граждан. Был разработан проект декрета об улучшении "письмоводства" и сокращения переписки. В 1918 г. было опубликовано постановление Совета рабочей и крестьянской обороны "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты". В 1921 г. состоялась Первая Всероссийская конференция по научной организации труда и производства, на которой впервые были поставлены задачи научной организации управленческого труда и работы с документами, а также создания в стране органов, координирующих и направляющих эту работу.

В 1926 г. в стране был создан Государственный институт техники управления. Вопросы совершенствования управления, делопроизводства, архивного дела обсуждались на высшем правительственном уровне. Выдвигались требования, чтобы секретари руководящих работников советских учреждений в основном выполняли творческие функции, были консультантами директоров, следили за качеством подготовки служебных документов, помогали руководителям в приеме посетителей, а также постоянно занимались самообразованием и стремились к профессиональному росту.

Однако дальнейшая бюрократизация управленческого аппарата на всех уровнях негативно отразилась на развитии отечественного делопроизводства.

В 1925 г. секретарей фактически уравняли с машинистками, мелкими конторскими служащими и посыльными.

В 1926 г. секретарей предложили называть помощниками руководителя, но из этого ничего не вышло. Несколько позже, в 1932 г., было принято решение о делении секретарских должностей на две группы: высшую (с более высокими окладами) и низшую (с гораздо меньшей зарплатой).

В годы Великой Отечественной войны (1941-1945 гг.) делопроизводство велось в ограниченных масштабах, хотя во фронтовых и армейских штабах осуществлялась регулярная военно-канцелярская работа. В послевоенный период происходило возрождение и совершенствование сферы делопроизводства. Были приняты государственные постановления, регламентирующие такие направления работы аппарата, как механизация документационных процессов, внедрение достижений НОТ, в том числе в области стандартизации и унификации.

В июле 1963 г. было принято постановление Совета Министров СССР N 829 "О мерах по улучшению архивного дела в СССР", в соответствии с которым вводились в действие "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов", подготовленные Главархивом СССР. Была поставлена задача разработки Единой государственной системы делопроизводства для предприятий, организаций и учреждений.

Через два года, в 1966 г., был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), одной из основных задач которого было создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).

С начала 70-х годов в стране стали действовать единые правила подготовки и оформления документов. В 1975 г. был принят государственный стандарт (ГОСТ) - "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения». Начиная с 1977 г., в некоторых специальных учебных заведениях был введен курс основ секретарского дела ".

В 1984-1986 гг. была разработана новая система документационного обеспечения административной деятельности, названная "Единой государственной системой документационного обеспечения управления". Однако вследствие значительной бюрократизации всех звеньев государственно-управленческого аппарата, эта система не смогла на практике реализовать свои потенциальные возможности.

Распад Советского Союза в начале 90-х годов прошлого века и становление на новой основе государства Российская Федерация привели к значительным изменениям во всех сферах хозяйства, в том числе и в сфере архивной, и в области всего делопроизводства. Было принято решение о создании Государственного архива (ГАРФ). В настоящее время ГАРФ - один из крупнейших архивов страны.

3 . Этапы развития секретарской службы при Петре I

Многовековой опыт российской государственности сформировал аппаратгражданских чиновников, в котором секретарям отводилась далеко не последнее место.

Понять особенности работы сегодняшнего секретаря невозможно без рассмотрения ее истоков, которые связаны с развитием системы государственных учреждений. Начинается служба в приказах XVI-XVII вв.

Документирование управленческих функций всегда сопровождалось множеством действий, которые с современных позиций можно отнести к чисто секретарским.

Глубокие преобразования государственного аппарата проводил Петр I.

Административная реформа началась с создания Ближней канцелярии, предшественницы правительствующего Сената -- высшего правительственного учреждения с судебными, административными и законодательными функциями.

Вокруг царя сформировалась сплоченная группа сподвижников (П. Гордон, Ф. Лефорт, Я. Брюс, А. М. Головин, А. Д. Меньшиков, братья Апраксины), рядом с ними вырастала молодая поросль служилого чиновничества, где секретари играли одну из главных ролей. Канцелярию сената возглавлял обер-секретарь. Рядовые секретари «тянули воз» ежедневной скучной работы с текущими делами.

Основным законодательным актом, принятом в 1720 году, был «Генеральный регламент», установивший очередность рассмотрения дел, функции чиновников в том числе секретарей.

Глава 29 «Генерального регламента» называлась «О секретарском управлении». Впервые записывалось требование об учтивости секретаря. Сохранность документов -- также «попечение» секретаря.

При Петре I был составлен моральный кодекс «Юности честное зеркало» - требования к секретарю: приветливость, смирение и учтивость.

В 1722 году был принят «Табель о рангах», закон, по которому служба была разделена на гражданскую и военную. «Табель» состоял из 14 классов или рангов чиновников. Служащий, получивший чин до восьмого класса, становится потомственным дворянином, с девятого до четырнадцатого класса давало только личное дворянство. Секретари относились по должности к четвертому классу, и, следовательно, занимали высокое место в служилой бюрократии. Гражданский коллежский секретарь соответствовал военной должности командира полка.

С 1704 года важнейшие государственные функции выполняет кабинет и личная канцелярия царя. В царствование Петра 1 кабинет-секретарь Макаров, по мнению историка С. М. Соловьева, был «человек без мнения, без голоса, но могущественный по своему приближению к государю, все вельможи обращаются к нему с почтением, рассчитывая на благосклонность государя, когда ему будет докладывать Макаров».

Функции его не очень ясны. В кабинет поступали рапорты от дипломатических представителей. Особую группу дел кабинета представляли челобитные. После смерти Петра I кабинет был упразднен.

Некоторые функции кабинет-секретаря выполняли разные лица, при последователях Петра 1.

С 1763 года происходит возрождение кабинета его императорского величества.

4 . Этапы развития секретарской службы при Екатерине II

У императрицы Екатерины II было много доверенных лиц в качестве кабинет- секретарей: Безбородко, Елагин, Теплов. Все эти были люди одаренные: кроме чиновников среди них были писатели, поэты, внесшие «легкий слог в канцелярские дела» (Р. Г. Державин)

Выписки хранились у статс-секретаря, а копии выдавались просителю. Работа с прошениями регламентировалась инструкциями, где был определен четкий порядок обращения с прошениями. Они подавались лично в кабинет, чаще по почте. Иногда отважных сановников (« под кувертом») -- с подписью («в собственные руки»), часто вместе с рекомендательными письмами. Большую часть прошений передавались статс-секретарю в Сенат, «для разрешения по законам».

Многие вопросы, изложенные в прошениях на высочайшее имя решались вне очереди в зависимости от покровительства знатных лиц. Скорость рассмотрения вопроса нередко зависела от личности подателя. Есть резолюция Екатерины II на просьбы шведского посла: «Не мешкать по нашему российскому обыкновению, как в старину, чужие дабы не ведали».

Канцелярия статс-секретарей была хорошей школой чиновничьей службы, через нее пошли видные государственные деятели. Впоследствии многие становились сенаторами.

Канцелярия каждого статс-секретаря была автономна. В штате было еще два-три секретаря. Это были образованные люди, знали языки, были умны и умели схватывать суть вопроса. Были также молодые люди из знатных фамилий для «курьерских посылок в чужие края». В России их функции заключались в проверке фактов, изложенных в прошениях. Сословный состав подателей прошений -- дворянство, иностранные послы, торговые люди. Крестьяне за жалобы на своих помещиков ссылались в Сибирь.

Два раза в неделю в восемь утра у Екатерины II была аудиенция со статс-секретарями. Частная переписка Екатерины II также проходила через их руки.

Статс-секретари являлись членами многочисленных комиссий об иностранных поселениях, о беспорядках в Малой России, готовили проект закона «Об учреждении губернии».

Архивы статс-секретарей -- ценный исторический источник по изучению политики абсолютизма в России.

В конце XVIII века существовали пособия по составлению документов, которыми пользовались секретари. («Кабинетный или купеческий секретарь» И. Сокольского). Наряду с уставными правилами они включали элементы правоотношений служащего и государства, деловой и «паркетный» этикет.

Реорганизация центрального аппарата и создание министерств отвечало интересам Российской монархии XIX столетия.

Екатерина II уже в день переворота подбирает секретарей, которые могли бы от ее имени составлять документы, вести ее переписку, разбирать и докладывать прошения. Ее первым секретарем был Г.Н.Теплов, остававшийся на этом посту с 1762 по 1779 г. В личный секретариат Екатерины II входили А.В.Олтуфьев и И.П.Елагин. Секретариат затем получает название Собственная его Величества Канцелярия. В должности статс-секретаря начинает свою карьеру известный государственный деятель екатерининскою периода А.А.Безбородко, который в 1780-е гг. стал старшим среди статс-секретарей императрицы и сосредоточил в своих руках все дела, требующие ее утверждения. С 1776 г. императорские манифесты и именные указы составлялись исключительно в канцелярии А.А.Безбородко, а в фонде Сената сохранилось 387 указов, написанных им собственноручно*1.(*1 Санкина Л.В. Статс-секретари Екатерины II // Секретарское дело. 1996. N2(4). С. 115-121.)

Екатерина II сама сформулировала обязанности своих секретарем, среди которых главной была работа с прошениями и ведение ее частной и официальной переписки с государственными учреждениями и должностными лицами, подготовка законодательных и распорядительных документов, прежде всего манифестов и указов. Один из статс-секретарей ежедневно дежурил в ее приемной. Каждый статс-секретарь имел свою рабочую канцелярию, т. е. технический персонал: канцеляристов, копиистов, переводчиков.

Во второй половине XVIII в. личные секретари появились и у крупных вельмож. Так, известный государственный деятель, реформатор государственного аппарата М.М.Сперанский начинал свою карьеру в 1796 г. секретарем князя А.Б.Куракина.

Конечно, личными секретарями императора или крупного сановника могли стать лишь люди высокообразованные и, прежде всего, умеющие составлять документы и работать с ними. Но и для обычной работы в канцелярии, начиная с нижнего чина, нужны были люди подготовленные.

Глава XXXVI "Генерального регламента" говорит о "молодых людях для обучения при канцелярии". В ней записано: "...ежели некоторые удобные люди которые впредь при Канцеляриях и конторах служить пожелают, по пропорции каждого Коллегия, заранее допущены и обучены были, чтобы прилежным списыванием дел в письме и арифметике обучались, и при случающейся ваканции, ежели они к делу способны и доброй натуры и поступки суть, употреблены быть могли...".

5 . Значение секретарской службы

В настоящее время практически ни одна уважающая себя фирма или организация не может обойтись без секретаря, который является своего рода диспетчером, распределяющим информационные потоки и регулирующим контакты между посетителями и руководством фирмы (организации) или ее служащими. Его обязанности могут быть очень разнообразными и весьма обширными. Их объем и направленность зависят от целого ряда обстоятельств: размера фирмы (организации) и направленности ее деятельности, специфики деловых отношений внутри фирмы (предприятия), конкретных условий делооборота и отношений между людьми.

В условиях работы малых предприятий, насчитывающих десяток или около того служащих, работа секретаря менее многообразна и вариативна. Иногда все в основном сводится к обязанностям по обслуживанию телефонных звонков и приему посетителей. В средних по масштабу деятельности фирмах работа секретаря уже сложнее. Ему приходится выполнять разнообразные поручения, следить за прохождением документов (их регистрация, хранение, рассылка и т.д.), организовывать различные встречи, приемы и тому подобное. Еще более сложной и насыщенной может быть работа секретаря в крупной фирме, влиятельном банке или корпорации. Обычно в многолюдных учреждениях и организациях создаются канцелярии, секретариаты, экспедиции, архивы и т.д. Работу группы секретарей (среди которых могут быть старшие и младшие секретари) возглавляет и направляет начальник секретариата (заведующий, старший распределитель, а иногда помощник или заместитель директора по кадрам).

Существуют и такие должности, как секретарь-оператор электронно-вычислительных машин (ЭВМ), секретарь-стенографистка, секретарь-референт, секретарь-инструктор (специалист по практическому обучению более молодых и неопытных коллег), секретарь на домашнем телефоне и т.д. Конкретные должности определяются спецификой потребностей, существующих в условиях той или иной организации.

Как правило, работа секретаря складывается из двух составляющих:

Основных или базовых обязанностей;

К первому ряду могут быть отнесены следующие действия: телефонные переговоры, прием посетителей, рассылка телефонограмм, работа со служебными документами, в том числе тиражирование отдельных из них на ксероксе или принтере, отправка факсов, контроль за выполнением решений, принятых руководителем, подготовка соответствующих материалов к совещанию или конференции, оповещение участников собраний, передача пожеланий руководства, ведомственных наставлений и инструкций служащим фирмы, их оповещение об особых заданиях или мероприятиях и т.д.

Ко второму ряду следует отнести различного рода вспомогательные обязанности: поиск необходимых сведений в словарях и справочниках, в энциклопедических изданиях, определение очередности при приеме нескольких посетителей, просмотр подшивок газет с целью нахождения нужных статей, заказ необходимой литературы в библиотеках и др. Иногда секретари выполняют роль курьеров (особенно это практикуется в малых фирмах) и доставляют срочную корреспонденцию по требуемому адресу в пределах города. Безусловно, данный перечень может быть продолжен. К примеру, в большинстве фирм и организаций секретари готовят для ожидаемых визитеров чай (кофе) или организуют столик с напитками и легкой закуской.

Секретарские обязанности могут быть самыми разнообразными. Они эффективны тогда, когда не зависят от капризов руководителя и направлены на наиболее качественное обеспечение основных производственных требований данной фирмы или организации.

В небольших предприятиях (фирмах, конторах) во время отсутствия первого лица, которым является директор либо управляющий или руководитель подразделения, секретарь в ряде случаев выполняет некоторые его функции, доводя до служащих и рабочих указания директора и проверяя исполнение тех или иных требований. Именно секретарь обычно контролирует входящую и исходящую корреспонденцию фирмы, отвечает за делопроизводство, добиваясь правильной и своевременной отчетности, участвуя в соответствующей обработке поступающей информации и организации хранения нужных документов и материалов.

В современных условиях процессы получения и передачи информации связаны с разнообразными техническими средствами: телетайпы, факсы, мобильные телефоны, глобальная компьютерная сеть Интернет, другие современные средства связи. Неуклонное развитие технических средств требует от секретаря определенных технологических знаний и навыков. Если в прошлом для него достаточным было умение сносно печатать на обычной пишущей машинке, то в настоящее время хорошо подготовленный секретарь должен уметь пользоваться диктофоном, персональной ЭВМ, факсом, принтером, сканером, различной множительной техникой и т.д. Весьма полезными могут оказаться навыки стенографирования, хотя в современных условиях стенография менее распространена, чем ранее.

В целом можно без преувеличения сказать, что работа секретаря во многих случаях имеет важное или даже исключительно важное значение для обеспечения нормальной производственной деятельности фирмы, банка, производственного предприятия, научного центра, торгового объединения, акционерного общества и т.д. Зачастую именно от него зависит то, в какой форме и в какое время поступит к руководству необходимая информация или насколько благоприятно начнутся деловые переговоры (а хорошее начало, как известно, - половина успеха). Приветливый, деликатный, обходительный и в то же время осмотрительный секретарь может с самого начала расположить к себе потенциальных деловых партнеров и настроить их на доброжелательное отношение к собеседникам и, соответственно, к предмету переговоров. У такого секретаря к тому же и служащие фирмы или предприятия всегда могут получить требуемую информацию, и при этом отпадает необходимость обращаться непосредственно к руководителю.

Таким образом, слагаемые успеха секретаря - это профессионализм, трудолюбие (исполнительность), стремление к самообразованию, сервис (высокое качество обслуживания клиентов), лояльность фирме.

В большом спорте родилось выражение: порядок бьет класс. И действительно, нередко случалось, когда более слабая по подбору игроков команда побеждала высококлассную за счет лучшей организации игры, когда каждый игрок строго придерживается указаний тренера, не чураясь при этой элементов импровизации. Должный или соответствующий порядок сберегает время и силы, освобождает, а вовсе не сковывает мысль.

С древних времен также существует поговорка: "Порядок - душа вещей!" Это как раз и означает, что любая вещь будет исправно служить человеку тогда, когда она постоянно находится в определенном месте.

Если по каким-либо причинам у секретаря нет возможности существенным образом изменить внутреннее содержание приемной, то обустроить свое рабочее место наилучшим образом ему доступно и крайне желательно. Следует всегда помнить, что порядок на рабочем месте является обязательным условием эффективности труда секретаря (о чем будет еще не раз сказано в дальнейшем изложении этого пособия). Следование порядку не только облегчает работу, делает многие операции автоматическими, экономит драгоценное время, но и препятствует "пропаже" документов, которые иной раз почему-то у нерадивых секретарей попадают в папки с другими материалами, а то и "благополучно" перекочевывают... в архив. Как говорится, семь потов сойдет с секретаря, прежде чем такие документы найдутся, да и найдутся ли вообще - вот вопрос?

Под рукой секретаря должны лежать только те документы, справочники, которые необходимы в данное время. "Столпотворение бумаг" не столько уменьшает рабочую площадь стола, сколько отвлекает от решения служебных вопросов. Нужно смелее избавляться от макулатуры и невостребованных вещей.

Технические средства, используемые секретарем, о которых подробно говорится ниже, размещают с учетом эргономических и санитарных норм. Монитор и особенно копировальный аппарат не должны находиться на близком расстоянии. Кроме того, механизмы эти должны располагаться таким образом, чтобы они были удобны для подхода и кратковременного использования другими работниками и находились под контролем секретаря.

Если же секретарь в течение своего рабочего дня то и дело что-нибудь ищет (ластик, большую скрепку, клей, скотч, ручку с красной пастой, календарик и т.п.), то, естественно, у него не будет хватать времени для выполнения своих прямых обязанностей.

То же в отношениях с руководством. Представьте себе ситуацию, когда шеф (директор, заместитель директора, начальник отдела, словом, любой администратор предприятия) просит секретаря подготовить все необходимое для отправки важного заказного письма, а в ответ слышит:

Не помню, куда это я положила хорошую бумагу. Тетрадь с перечнем адресов наших филиалов? Да, да, сейчас поищу. Наверное, в каком-нибудь ящике.

И поиск может продолжаться и 10, и 20 минут. И вот тетрадь найдена, но выясняется, что под рукой нет чистых конвертов. Очевидно, что, если такая практика продолжится в следующий раз, то вряд ли это начальству понравится.

Девушка-секретарша может быть привлекательной и обаятельной, уметь хорошо и быстро входить в контакт с людьми, быть отзывчивой, мгновенно и с готовностью приниматься за любое порученное дело, но если она неорганизованна, если ей постоянно приходится что-то искать, если она систематически забывает о каких-то важных вещах, то по ее адресу будут неизбежно звучать неодобрительные замечания или нарекания, а это, конечно же, неприятно и обидно.

Порядок, как сказано выше, важен в любых делах, но для секретаря он имеет особое значение. Сама суть профессии, связанной с организацией делового процесса, заключается в поддержании надлежащей упорядоченности. Существуют общие правила, единые профессиональные требования. Однако, кроме того, каждое предприятие или учреждение имеет свои специфические черты и особенности, свои установки и требования. Секретарь должен скрупулезно разобраться в этой специфике, чтобы уметь быстро и качественно выполнять свою работу. Поэтому, начиная службу на новом месте, следует сразу же обратить внимание на особенности делового процесса именно в этом учреждении. Не надо стесняться спрашивать о том, что вам непонятно. Обратитесь с просьбой к коллегам или даже руководителю, и они обязательно вам помогут. Иной раз подобная помощь может сопровождаться шутками-прибаутками. Ничего страшного, наоборот, это естественно, а порой и хорошо, особенно для разрядки обстановки (чего на работе не бывает!). Они ведь работают уже в течение определенного (иногда весьма продолжительного) времени, и им некоторые вопросы новичка могут казаться наивными и простодушными. Тем не менее, лучше все-таки выяснить такие вопросы побыстрее с начала работы на новом месте (в течение недели, ну, месяца), чем через полгода или даже год "наступать на те же грабли". В этом случае запоздалое "любопытство" секретаря будет расценено негативно: пора бы уж и знать, милочка!

Организованность - одно из важнейших качеств секретаря. Он должен уметь четко контролировать свои действия по времени, хорошо ориентироваться в текущих делах, уметь быстро найти нужные документы и навести необходимые справки, вежливо и корректно вести телефонные переговоры и знать меру в больших и малых делах.

Вместе с тем, естественно, секретарь не должен превращаться в некое "ходячее расписание", становиться похожим на запрограммированного робота. Секретарь - живой человек. Случаются и истерики. От них, обусловленных окружающей средой, мы не можем оградить даже своих родных, что же говорить о коллегах. И тут важно для секретаря "сохранить лицо", чтобы потом не было стыдно смотреть людям в глаза.

Конечно, секретарь должен активно участвовать в общественной жизни коллектива. От него в значительной степени зависит моральная атмосфера на предприятии: сухая или унылая, напряженная или нервная, распространения подозрительности или недоверия либо дружеского участия, открытости и симпатий.

6 . Значение секретаря в начале XIX века

Реорганизация центрального аппарата и создание министерств отвечало интересам Российской монархии XIX столетия. Иерархический принцип все больше пронизывал систему органов управления. Это проявляется и в организации государственной службы на основе петровской «Табели о рангах» и на основе «Положения о Министерствах». «Учреждение министерств» 1811 года строго установило структуру министерств и «образ производства дел». Министерства были представлены департаментами, советом министра, общими присутствиями департаментов, канцеляриями. 3. Значение секретаря в начале XIX века.

Значение секретаря в начале XIX века несколько изменяется. Строгая регламентация порядка прохождения документов по инстанциям требовала строгого распределения обязанностей между чиновниками всех уровней управления. Каждое дело рассматривалось с точки зрения важности совершающихся в них вопросов, наличия резолюций высших чиновников, спешных и секретных.

Каждому вопросу соответствовал чиновник, занимающий определенную ступень в системе органов управления.

Кроме того, «ревизия дел» возложила на секретарей дополнительные обязанность по контролю за исполнением документов.

XIX век по части продвижения секретарей на высокое служебное место мало отличался от XVIII.

Во второй половине XIX века новые структуры управления (банки, тресты, синдикаты, специальные органы надзора, комитеты, комиссии, советы) потребовали привлечение на государственную службу большого числа чиновников, в том числе секретарей.

В 1868 году в Харькове были созданы специальные курсы подготовки секретарей. Появляется техника, упрощающая работу: множительные аппараты, пишущие машинки, стенография.

Выходили специальные журналы 1884 год -- «Вестник контор и канцелярий», «Бюллетень конторщика» и другие.

Обычно секретари носили форму, соответствующую званию, подавая в отставку, увольнялись с мундиром и пенсионом. Впервые служебный этикет форменной одежды нарушил М. М. Сперанский, явившись на прием к генерал-прокурору во французском кафтане и завитках.

7. Октябрьский переворот 1917 года

Специальным декретом были отменены сословия гражданские чины, так называемые «бывшие» стали обращаться друг к другу -- не «господин» или «Ваше благородие», а скромно по-советски «товарищ».

В советских учреждениях складывается система требований к исполнителям и секретарям.

Секретарями В. И. Ленина были образованные дамы из «высших»: Е. В. Стасова, Л. А. Фотиева, выпускницы Санкт-Петербургских высших женских курсов.

В 1932 году секретари были поделены на две неравноценные по престижу и окладам группы. Одни назывались референтами и помощниками, а другие -- секретари-машинистки.

Значительно изменилось отношение к секретарскому делу в 60-е годы на гребне новой волны НОТовского движения, повышенного внимания власти к управлению и работе с документами.

В 60-е годы создается нормативно-методическая база канцелярского труда.

8 . Статусы секретарей

Говоря о статусе статс-секретарей, нельзя не вспомнить о статс-секретарях, обер-секретарях и государственных секретарях. Конечно же, это был высший уровень общественной и сословной иерархии.

С образованием государственного совета в 1810 году, в Государственной Канцелярии работают Государственный секретарь и статс-секретарь. Государственный секретарь и статс-секретари, ведавшие делами каждого из четырех департаментов Совета готовили дела к докладу в департаменте и общем собрании. На Государственного секретаря возлагалась ответственность за точность сведений, предлагавшихся Советам, ясность их изложения, составления всех документов. От него также зависели очередность рассмотрения документов, подготовка журналов, составление отчетов-меморий, доклад царю.

О влиянии и даже некоторой власти Государственного секретаря свидетельствует высказывание министра внутренних дел П. А. Валуева, который писал: «Члены государственного совета -- ничто, председатель -- кое-что, государственный секретарь -- все».

Во второй половине XIX века государственный секретарь продолжает руководить канцелярией, а в штат государственной канцелярии по-прежнему входят статс-секретари, заведующие канцелярией одного из департаментов Государственного Совета.

Что же касается статс-секретарей и, прежде всего, исторического проявления этой должности, то здесь можно сказать лишь то, что она берет свое начало из второй половине XIX века, когда статс-секретари -- особо доверенные лица Екатерины II выполняли ее личные поручения секретарского характера, а также работали с прошениями. Важной привилегией статс-секретаря было право личного доклада царю и объявление словесных повелений императора.

Рассказывая далее о статусах секретарей высокого уровня, нельзя не упомянуть об обер-секретарях в штате канцелярии департаментов Правительствующего Сената. Должность обер-секретаря Сената благополучно сохранилась, не изменив при этом как своего статуса, так и своих должностных обязанностей: старший секретарь, исполняющий контрольные функции.

Заключение

Подводя итог, стоит отметить, что должность секретаря в царской России на всех уровнях классной и должностной иерархии ценилась достаточно высоко и была довольно распространена (так же, как и сейчас).

Используя опыт, накопленный ранее, современным секретарям стоит задуматься о том, какое важное значение имеет их работа в общей системе управления фирмой, предприятием, компанией.

Литература

1. Варадинов Н.В. Делопроизводство. Руководство к составлению всех родов деловых бумаг и актов по данным формам и образцам. 2-е изд. Ч. 1-4. СПб., 1873.

2. Додонова М.И. Исторический опыт организации секретарской службы в России // Секретарское дело. 1997. N 1.

3. Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России. М.: РГГУ, 1993.

4. Кузнецов С.Л. Первые шаги совершенствования советского государственного аппарата // Советские архивы. 1987. N 2.

5. Кузнецов С.Л. Совершенствование государственного аппарата в начале 1920-х гг. (Отдел нормализации НК РКИ) // Делопроизводство. 2002. N 2.

6. Кузнецова Т.В., Подольская И.А. Деятельность ИТУ по рационализации делопроизводства // Труды МГИАИ. Т. 31. Вып. 2. М., 1975.

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

Рассмотрение особенностей становления и развития российской государственности IX–ХVIII вв. Сущность административной реформы. Тенденции развития государственного управления в XIX в. Октябрьский переворот; направления политики власти в советский период.

курсовая работа , добавлен 15.08.2015

Влияние западной науки на процесс становления и развития права в России в XVIII веке. История формирования новой законодательной базы в Советском государстве, особенности регулирования договорных отношений. Создание Гражданского кодекса РСФСР в 1922 году.

курсовая работа , добавлен 14.03.2013

Исследование процессов развития доктрины права собственности во Франции в конце XVIII–начале XIX века. Основные этапы эволюции понятия права собственности и их особенности. Ступени развития права собственности в рамках гражданского законодательства.

дипломная работа , добавлен 01.10.2017

История развития государственного управления и местного самоуправления. Земская и городская реформы XIX в. Характеристика местной власти в начале ХХ в., советский и переходный этапы. Формирование института муниципальной службы в современный период.

реферат , добавлен 13.11.2014

История создания и развития Сената - высшего правительственного учреждения. Сенат при Петре Великом, Елизавете Петровне, Петре III, Екатерине II, Павле I. Реорганизация, состав, структура, функции и компетенция Сената. Особенности обжалования его решений.

курсовая работа , добавлен 14.06.2014

Понятие семьи и родства в Семейном кодексе. Исторические этапы развития семейного права России до 1917 года и после. Личные и имущественные права и обязанности супругов, права и обязанности родителей, обязанности детей по содержанию своих родителей.

дипломная работа , добавлен 18.05.2008

История развития государственной службы в России. Особенности и необходимость реформирования государственной гражданской службы в Российской Федерации, классификация государственных должностей. Права, обязанности и запреты государственного служащего.

курсовая работа , добавлен 26.02.2011

Специфика развития права в конце XIX-начале XX вв. Сущность оформления конституционной монархии. История создания Государственной Думы в России. Анализ правовой политики Витте и Столыпина. Эволюция государственного аппарата в годы первой мировой войны.

реферат , добавлен 08.05.2010

Государственный Совет в системе высших органов власти и управления Российской Империи в XIX - начале XX века. Предпосылки и правовые основы учреждения Государственной Думы. Система политической власти в стране. Законодательный процесс в 1906-1917 гг.

дипломная работа , добавлен 07.05.2014

Предпосылки возникновения института адвокатуры. Становление и развитие адвокатуры в европейских государствах. Этапы развития института адвокатуры в России. Анализ Федерального закона "Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации".

Секретарь - одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Без секретаря сегодня не обходится ни одна организация. Секретарь - это первый помощник руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения. За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если еще недавно секретаря принято было считать «лицом фирмы», то сегодня его уже можно назвать правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. Международный профессиональный клуб секретарей дал следующее определение современному секретарю: «Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя».

Конечно, трудно сказать точно, когда возникла профессия секретаря. Но наверняка можно утверждать, что без этих помощников вряд ли могли обходиться уже первые в истории человечества государственные и политические деятели.

В России днем рождения секретарской должности можно считать 27 февраля 1720 года. Нововведение принадлежало Петру I. Правда, у российских секретарей были предшественники. В конце XV века в России появились первые приказы - центральные органы государственной власти, приказное делопроизводство, а также приказные избы, управлявшие на местах. В работе этих органов и зародилась работа с документами, постепенно формировался слой профессиональных чиновников - знатоков своего дела. Порядок составления документов в приказах был следующим: по указанию дьяка проект документа - «черное письмо» составлял подъячий «средней руки», дьяк «чернил» его, то есть исправлял, а «молодший» подьячий «белил», то есть писал начисто.

В наследство от тех времен и приказного делопроизводства мы получили слово «волокита». Подклеенные в столбцы длиной до 80 метров документы наматывались на палочки в свитки. Ленты документов при чтении волочились, отсюда и родилось понятие, обозначающее слишком долгое решение вопроса.

Петром I вместо устаревшей системы приказов были созданы двенадцать коллегий, каждая из которых ведала своей отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Всю работу досконально определял подписанный Петром Генеральный регламент государственных коллегий. Вот в нем впервые и заговорили о «секретарском чине». «При таких учреждениях должность чина секретарского в том состоит, что ему на всех приходящих письмах и доношениях нумера подписывать, и на них числа, когда подано приписывать и об оных без всякого подлога и пристрастия, но по нумерам и числам доносить». Как видите, Петр, решив бороться с волокитой, прежде всего предъявил высокие и строгие требования к секретарям. И это было не случайно. В значительной степени результат решения того или иного дела зависел от того, как его доложит секретарь. Человек, занимавший эту должность, обязан был хорошо знать законы, быть образованным, уметь разбираться в различных ситуациях, знать свое дело до тонкостей.

В 1840 году появились в России первые личные секретари руководителей на крупнейших по тем временам Путиловском и Невском заводах. Вскоре секретари появились и на многих других предприятиях, что стало признанием их необходимости в работе предпринимателей. Руководители предъявляли к секретарям такие требования, что без специальной подготовки работать становилось все труднее. В 1868 году в Харькове открылись первые секретарские курсы, тогда как подобные учебные заведения в США появились в 1879-м, а в Англии и Франции - в 1900-1907 годах.

Начало XX века было ознаменовано для секретарей введением многих новшеств, связанных с научно- техническим прогрессом. В те годы в работе секретариатов использовались двадцать три модели пишущих машин, восемь моделей множительных аппаратов, два вида диктофонов и большое количество разнообразных канцелярских принадлежностей, в том числе и новинки - перьевые ручки.

Начиная с 1884 года в России издавалось восемь (!) специализированных журналов, а личные секретари регулярно повышали свою квалификацию на различных курсах. К сожалению, программы обучения того времени не сохранились, но из статей в журналах «Машинопись» и «Стенографический листок» можно узнать о том, что личные секретари должны были печатать со скоростью 4 страницы за 60 минут, стенографировать со скоростью 40-60 слов в минуту, хорошо знать хотя бы один иностранный язык, работать с разнообразной корреспонденцией на русском и иностранных языках, владеть приемами общения с посетителями. Умели секретари и активно защищать свои права - при их участии в Петербурге был создан профсоюз лиц, занимающихся конторским трудом на торгово-промышленных предприятиях города.

А вот секретарей советского времени чаще всего почему-то принято представлять почти в карикатурном виде: «барышня-товарищ» в гимнастерке и с папироской в зубах или глупенькая красивая «кукла», или… На самом же деле профессия секретаря пережила бурное развитие в начале 20-х годов. В состав советского государственного аппарата вошла должность «секретарь», которой придавалось большое значение. Многие руководители того времени прекрасно понимали, что именно с секретарями в первую очередь сталкиваются те, кто обращается в органы власти. Секретари готовят материалы к совещаниям, напоминают о сроках исполнения решений. Секретари руководящих работников часто выполняли творческие функции, были подчас своеобразными консультантами директоров, следили за качеством подготовки служебных документов, помогали руководителям в приеме посетителей. В те годы издавались специализированные журналы: «Стенография и машинопись», «Вопросы организации и управления», «Техника управления». Сами названия журналов говорят о той роли, которая отводилась секретарям.

Однако расцвет профессии был недолгим. В 1925 году секретарей уравняли с машинистками и рассыльными, стали считать их «канцелярско-техническими специалистами», а затем секретарей разделили на две неравноценные в обязанностях и окладах группы: помощники-референты и секретари-машинистки, выполнявшие чисто технические функции. Так, к сожалению, престиж профессии секретаря был надолго утрачен.

Возрождение ее началось в 70-е годы. Профессия как будто рождалась заново, она требовала многогранных знаний и профессионализма. Теперь уже нам пришлось учиться у США, Англии и Франции. Если еще не так давно уровень подготовки секретарей, например в Москве, по стандартам Международной ассоциации профессиональных секретарей не поднимался выше нулевого, то сегодня уже есть немало секретарей, профессионализм которых соответствует самым высоким требованиям. У этой профессии большое будущее, и те, кто любят свою профессию и стремятся к совершенству, согласятся - лучшие страницы истории профессии секретаря еще будут написаны.

Как получить профессию?

Многие работают без высшего образования. В небольших компаниях требования к этой должности не так высоки, что делает работу секретаря излюбленным способом подработки для студентов. Однако для работы в серьезной компании специальное образование необходимо.

Обучиться азам профессии можно на многочисленных курсах. Курсы секретарей включают изучение делопроизводства, курсы машинописи, стенографии и скорочтения, этику делового общения и психологию. К тому же на курсах обучат таким необходимым вещам как умение обращаться с оргтехникой и мини-АТС, навыки работы в 1С.

В высших учебных заведениях можно получить специальность «Документоведение и документационное обеспечение управления». Однако многие работодатели считают такое образование недостаточным и хотят видеть на должности секретаря человека с высшим филологическим или лингвистическим, а иногда даже психологическим образованием. В финансовых компаниях на должность секретаря охотнее берут дипломированных экономистов.

Образование
Сегодня требования к уровню знаний людей этой профессии постоянно повышаются, и все чаще работодатели хотят видеть своих секретарей с высшим образованием. Кроме того, следует знать компьютер на уровне пользователя и основы делопроизводства. Несомненным плюсом будет знание иностранного языка.

Личные качества
Специфика работы секретаря - многочисленные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. А потому доброжелательность, коммуникабельность и культура общения (деликатность и тактичность) для секретаря просто незаменимы. У любого человека после общения с секретарем должно остаться ощущение, что фирма сделает все возможное, чтобы разрешить его проблему.

Важным умением для секретаря является способность организовать свое рабочее место и время. Опоздания совершенно не допустимы для людей этой профессии. Это касается как времени прихода на работу, так и своевременности подготовки документов и доклада их руководителю. Также сюда можно отнести профессионализм, ответственность, дипломатичность и хорошую память.

Обязанности

Профессиональные обязанности:

прием посетителей;
ведение делопроизводства (регистрация входящей и исходящей документации);
обслуживание руководителя (нередко планирование его рабочего дня);
прием телефонных звонков, поступающих руководителю;
организация приемов и совещаний, заказ гостиниц и авиабилетов (для руководителя, а также для всех остальных сотрудников);
заказ канцтоваров и прочих вещей, необходимых для жизнедеятельности офиса, иногда - обеспечение руководителя продуктами.

Под сегодняшним термином «секретарь» подразумеваются секретари различной квалификации: секретарь на телефоне, технический секретарь, секретарь-референт и референт.

Секретарь на телефоне может не иметь высшего образования, не обязательно ему работать в новейших компьютерных редакторах, он может обойтись без знания иностранного языка, но разговаривать по телефону грамотно, интеллигентно, доброжелательно он обязан, чтобы не отпугнуть клиентов и партнеров фирмы. Как звучит по телефону его голос - мило и приятно? А умение правильно ставить ударения и падежи? А дефекты дикции? Как видите, даже первая ступень секретарского мастерства не всем может быть доступна.

Технический секретарь начинается со 145 знаков в минуту русской и латинской раскладки слепым десятипальцевым методом. Естественно, что все печатные работы выполняются в современных компьютерных редакторах. До автоматизма должна быть доведена работа с оргтехникой - ксероксом, факсом, мини-АТС. Входит в обязанности такого секретаря и телефонное обслуживание.

Секретарь на ресепшн - это административный работник офиса. Он встречает посетителей, предлагает им чай/кофе (если это принято в компании), отвечает за звонки, поступающие на общий телефон организации, работает с курьерами, распределяет корреспонденцию. Сейчас часть функций секретаря на телефоне взяли на себя роботы- автоответчики, которые направляют звонок клиента к соответствующему специалисту путем выбора в телефонном меню. Секретарь на ресепшн - это тот человек, который первым встречает вас, когда вы входите в офис. В некоторых компаниях на ресепшиониста могут быть возложены еще дополнительные обязанности в виде обеспечения жизнедеятельности офиса (заказ воды, канцтоваров), заказ билетов и оформление виз для сотрудников.

Секретарь-референт и референт - это высшая квалификация секретаря. Они выполняют обязанности секретаря на телефоне и технического секретаря на высоком уровне. Их работа становится ответственней, ибо им предоставлено право принятия самостоятельных решений. Расширение функциональных обязанностей секретарей предполагает обязательное высшее образование и знание иностранного языка.

Зарплата

Средний заработок секретаря составляет 65 000 тенге . Для многих эта должность становится первой ступенью построения карьеры. Претенденты с минимальным стажем работы от полугода, владеющие ПК на уровне пользователя, знающие основы делопроизводства, могут претендовать на зарплату от 50 000 тенге или 300 у. е. Если ваш опыт работы составляет от одного года, вы владеете как русским, так и казахским языком не только на разговорном уровне, но и на уровне деловой переписки, то ваш зарплатный уровень составит 60 000 - 65 000 тенге. Ну а если ко всем перечисленным требованиям вы еще и владеете английским языком на хорошем уровне, у вас высшее образование, вы знаете основы Трудового законодательства, имеете опыт работы в кадровой службе, хотя бы на начальных позициях, а опыт работы секретарем у вас от 2-3 лет, то вы можете претендовать на зарплату до 70 000 тенге , а при таких же требованиях, но работая в крупной иностранной компании, - до 90 000 тенге .

Мифы профессии

Миф 1. Секретарю не требуется большого ума и способностей. То есть им может стать каждый.
Чтобы работать секретарем, не обязательно иметь высшее образование, иногда достаточно окончить специализированные курсы или получить диплом об окончании колледжа, где преподают делопроизводство. Однако психологи утверждают, что ум человека - не только всем известный показатель IQ, но и так называемый эмоциональный интеллект. Этот термин не так давно ввел один американский ученый, специализирующийся в области психологии. Под термином подразумевается умение личности тонко чувствовать и правильно реагировать на поведение окружающих. Другими словами, таких индивидов можно поэтически назвать знатоками душ человеческих или мудрецами в науке жизни. Чтобы прекрасно разбираться в этой науке, вовсе не обязательно иметь кучу дипломов о высшем образовании, нужно просто уметь наблюдать. Удается это далеко не каждому, иногда умнейшие и не единожды дипломированные люди в обыденной жизни и в плане построения отношений с окружающими оказываются, мягко говоря, не на высоте. Хороший секретарь имеет очень высокий уровень эмоционального интеллекта, он прекрасно разбирается в людях, весьма тактичен и ответственнен. Согласитесь, при всем желании такого человека неумным назвать нельзя.

Миф 2. Секретарь - это высокая длинноногая блондинка. Ее основная задача - быть украшением офиса.
Этот расхожий миф, скорее всего, был придуман любителями пикантных анекдотов. На самом деле красота (согласно общепринятым канонам) не важна. Для занятия вакансии достаточно иметь обыкновенную приятную наружность, поскольку существуют еще такие понятие как «чувство стиля» и «наличие вкуса». Хороший секретарь имеет и то, и другое, поэтому он - образец элегантности, деловое лицо компании и действительно в некоторой степени служит украшением офиса. Именно стиль одежды секретаря, его поведение, умение грамотно изъяснятся, действовать в соответствии с элементарными правилами этикета формирует первое впечатление о компании, а деловые партнеры уже на подсознательном уровне решают, будут ли они с этой фирмой иметь дело. Руководитель, заботящийся о престиже, никогда не посадит в приемную красивую,но абсолютно непрофессиональную даму, не умеющую организовать работу шефа и офиса, потому что именно это - одна из главных обязанностей секретаря.

Миф 3. Секретарь - очень легкая профессия. В его обязанности входит всего лишь варить кофе, подавать документы на подпись руководителю и отвечать на телефонные звонки.
Начнем с того, что секретарь - это, прежде всего, эмоционально выматывающая работа. Даже если дел у секретаря не так много (хотя такое случается крайне редко, частенько его нагружают функциями офис-менеджера, кадровика и т. д), на него возлагается «священная» обязанность «лелеять» шефа. А у боса может быть, например, плохое настроение, и первым под «горячую» руку попадает именно секретарь, принимающий на себя основной удар начальственного гнева. К тому же хороший секретарь должен улавливать малейшие оттенки настроения шефа и желательно предотвращать возможную «бурю». Кто-то не согласится с подобной постановкой вопроса. Действительно, вряд ли в служебной инструкции вы найдете соответствующую запись. Но дело в том, что от умения держать удар зависит, в первую очередь, уровень взаимодействия самого секретаря с руководителем. Шеф изначально по своему положению находится выше, поэтому «ключик» к его поведению придется подбирать именно подчиненному, а не наоборот.

Кроме того, секретарь должен уметь находить общий язык и с коллективом, налаживая со всеми ровные, деловые отношения, ни в коем случае никого не выделяя. Почему? Потому что секретарь - это своего рода связующее звено между директоратом и коллективом, его отношение к кому-либо, приязненное или нет, будет отождествляться с отношением руководства к этому сотруднику. Поэтому секретарю не рекомендуется заводить дружбу или враждовать с кем-либо на работе.

Помимо этой тонкой психологической работы, отнимающей, кстати, достаточно много эмоциональных ресурсов, в обязанности секретаря входит планирование рабочего дня шефа, ведение деловой переписки, ответы на телефонные звонки, прием гостей, контроль работы приемной или даже всего офиса. А еще секретарь должен быть всегда корректным, выдержанным, предельно тактичным. В больших компаниях в приемной работает по два-три секретаря, поскольку один сотрудник не может справиться с большим объемом работы просто физически.

Миф 4. Секретарь - профессия не престижная. Никакого решающего значения фигура секретаря в компании не имеет, принятие важных решений от него не зависит.
Если говорить прямо, то хороший секретарь, успевший завоевать авторитет у коллектива и по достоинству оцененный начальством, - это «серый кардинал», который незримо, но существенно влияет на работу компании. Частенько именно он является последней (и утверждающей) инстанцией, к которой за советом обращается руководитель. Потому что секретарь порой обо всем и обо всех осведомлен гораздо лучше, чем шеф и его заместители, и может дать правильный, выверенный совет. От секретаря, например, зависит, сможете ли вы вовремя попасть к шефу, насколько быстро будут подписаны ваши документы и т. д., хотя профессионал никогда не будет использовать свое служебное положение во вред кому-либо. Более того, именно секретарь задает тон рабочего дня, ведь руководству всегда приятно утром увидеть, что кабинет полностью готов к очередному трудовому дню, а на столе аккуратными стопочками лежат свежие газеты, все необходимые сводки, справки, аналитическая информация и т. д.

Миф 5. Секретари лишены возможности карьерного роста. Эта профессия не предполагает повышения в должности.
Миф верен отчасти. Действительно, хорошего секретаря руководитель будет держать возле себя, образно говоря, на привязи, потому что это и правая рука, и первый помощник. Шеф постарается деликатно пропускать мимо ушей все намеки своего секретаря о том, что он уже давно перерос свою должность и может заниматься чем-то более значимым, например возглавлять какой-либо отдел компании. Вопрос в том, кто заменит повышенного секретаря, поскольку его продвижение по карьерной лестнице может напрямую сказаться на рабочем комфорте шефа, который уже привык, что его с полуслова и полувзгляда понимают, стойко переносят любое настроение. И вообще, шеф точно знает, что на своего секретаря можно положиться в любых обстоятельствах. Где и когда еще он сможет найти такого специалиста. Как видим, профессионализм и преданность могут сыграть с секретарем злую шутку. С другой стороны именно эти качества могут стать основой для карьерного продвижения в границах той же компании.

Миф 6. Секретарь - сугубо женская профессия. Мужчины не занимают подобные должности.
Действительно, секретарями работают в основном женщины. Объяснить это можно тем, что в эмоциональном плане дамы более гибки, им легче подстроиться под настроение и характер шефа, уладить какие-либо конфликты, где-то промолчать и т. д. К тому же женщины умеют сделать более комфортным кабинет и придать уютно-деловой стиль офису, что немаловажно и для работы компании, и для того, чтобы произвести впечатление на посетителей. Мужчины тоже вполне способны справиться с работой секретаря, тем более что многие крупные фирмы, точнее их боссы, предпочитают брать на эту должность представителей именно сильной половины человечества, даже переименовав ее на «помощник руководителя».

Плюсы и минусы профессии

Плюсы профессии:

широкий круг знакомств;
полная и достоверная информация о делах фирмы;
приобретение навыков общения и работы со специалистами разных сфер деятельности и занимаемых должностей;
опыт организаторской деятельности;
работа стабильна и не предполагает большой физической нагрузки;
можно совмещать с учебой;
лицо компании.

Минусы профессии:

ненормированный рабочий день (приходить на работу раньше шефа, а уходить позже);
не всегда есть возможность реализоваться;
если фирма небольшая, может стать скучно от недостатка работы;
работодатель может отрицательно отнестись к тому, что ты делаешь домашнее задание на рабочем месте;
всегда хорошо выглядеть, вне зависимости от обстоятельств.

Противопоказания

нервно-психическими;
сердечно-сосудистыми;
опорно-двигательного аппарата;
хроническими инфекционными;
верхних дыхательных путей;
зрительного и слухового анализаторов;
голосового аппарата.

Перспективы

В карьере секретаря перспектив не так уж много. Развиваться можно по линиям, соответствующим двум типам этих работников. Ресепшионист может вырасти до офис-менеджера, расширяя свои административные функции в офисе. Секретарь- референт может стать личным помощником руководителя. Случается, что ассистент руководителя имеет определенные амбиции и метит на место своего начальника. Как бы там ни было, не стоит распространяться о своих планах и давать понять всем, что вы тут надолго не задержитесь. Если вы не можете смириться с тем, что ваша личность остается в тени, лучше не браться за секретарскую работу, а поискать себе дело по душе.

Карьера секретаря обычно не является целью профессионального роста человека и выполняет роль временного пристанища в определенной области или компании. Так или иначе, секретарь должен вникать в нюансы деятельности компании, поэтому выбирайте области, в которых вам будет интересно.

В результате секретарской работы можно приобрести полезные связи и навыки, а также знания в области работы компании. Это может стать хорошим стартом для карьеры специалиста или руководителя, ведь секретарь как никто другой отлично знает всю внутреннюю кухню своей компании.

В прошлом представителями секретарской профессии были исключительно мужчины. К примеру, ни в одном из документов XIX - начала XX веков вы не встретите женской фамилии. А в числе секретарей архивные материалы называют довольно известных людей того времени, и все они - мужского пола…

Михаил Сперанский
Один из самых умных и справедливых политиков, русский реформатор Михаил Михайлович Сперанский родился в 1772 году. Будучи сыном сельского священника, первоначальное воспитание он получил в Суздальской духовной семинарии. Потом учился в Петербургской главной семинарии, преобразованной при Павле I в духовную академию. Отлично окончив курс, он остался преподавать. Рекомендованный в домашние секретари князю Куракину, Сперанский при его протекции поступил в канцелярию генерал-прокурора, которым был назначен этот вельможа, и преобразился в титулярного советника. Тогда же он принес в русскую канцелярию XVIII века выправленный ум, способность много работать, отличное умение говорить и писать. Следующим этапом его секретарской карьеры была должность статс-секретаря при императоре Александре I, который по достоинству оценил этого широко эрудированного и необыкновенно трудолюбивого человека. Именно в тот период Сперанский создал свой знаменитый план государственных преобразований, в котором рекомендовал придать государственному строю формы конституционной монархии. Однако эту идею дворянство восприняло с недовольством, и реформатор был отправлен в ссылку, в которой пробыл более 6 лет, а после вернулся на государственную службу.

Гаврила Державин
Известный политический и литературный деятель Гаврила Романович Державин около двух лет прослужил личным секретарем Екатерины II. Несмотря на то, что в силу вспыльчивости характера работа чиновника давалась ему с трудом, он, тем не менее, отличался особенным рвением, принося императрице целые кипы бумаг и требуя ее внимания к запутанным делам. Державин пользовался глубоким уважением современников еще и потому, что умел быть таким «чиновником», который мог себе позволить «в душевной простоте беседовать о Боге и истину царям с улыбкой говорить».

Михаил Глинка
Из представителей мира музыки должность секретаря в свое время занимал Михаил Иванович Глинка - великий русский композитор. Он родился 1 июня 1804 г. в селе Новоспасском, что в 100 верстах от Смоленска, в семье помещика. Уже к 12 годам определилось призвание будущего композитора, и в 1817 году его отправили в Петербург, где определили в Благородный пансион при Педагогическом институте. Музыкой мальчик занимался у лучших столичных педагогов. Однако профессия музыканта, исключительно интересовавшая молодого человека, в начале XIX века считалась немыслимой в дворянском кругу. Поэтому, уступив желанию отца, Михаил Глинка 4 года прослужил секретарем канцелярии Совета путей сообщения. Впрочем, рабочие обязанности не мешали преданному искусству молодому человеку заниматься творчеством. Результатом этого периода стали более 20 романсов и несколько квартетов.

Михаил Газенкампф
В ряду известных людей, прославивших Военную академию Генерального штаба, имя Михаила Александровича Газенкампфа обычно не упоминается. Да и в самой академии о нем известно немногим. Между тем деятельность этого человека заслуживает того, чтобы о нем знал более широкий круг людей, ибо его по праву можно считать первым пресс-секретарем в русской армии. В русско-турецкой кампании 1877-78 годов Газенкампф вел журнал боевых действий, составлял донесения царю и заведовал делами печати в армии. О том, как проходила военная кампания, как повседневно трудились военные корреспонденты, можно судить по их воспоминаниям. В частности, корреспондента «Правительственного вестника» (печатный орган МВД) поручика лейб-гвардии уланского полка Всеволода Крестовского, а также Григория Градовского, Николая Максимова и др. Что же касается тонкостей взаимоотношений военного командования с журналистами, то наиболее полно они отражены в книге Михаила Газенкампфа «Мой дневник».

Александр Поскребышев
Родившийся в 1891 году в семье сапожника, Александр Николаевич Поскребышев с 1922 года работал в аппарате ЦК - заведующим Управлением делами ЦК РКП(б), помощником И. В. Сталина, заместителем заведующего, заведующим секретным отделом, особым сектором ЦК ВКП(б) и канцелярией генерального секретаря ЦК ВКП(б). В 40 лет он стал личным секретарем и доверенным лицом товарища Сталина. Выполнял его личные задания, готовил документы, к каждому из которых прикладывал листок с предложением конкретного решения, и в большинстве случаев Сталин соглашался с его рекомендациями. Роль Поскребышева в коридорах власти была гораздо важнее официального статуса в силу особенного расположения к нему вождя. Он отличался поразительной работоспособностью. Старшая дочь Поскребышева Галина Александровна Егорова вспоминала: «В любое время, когда бы Сталин ни вызывал Поскребышева, лысоватая голова его помощника всегда была наклонена над ворохом бумаг. Это был человек с компьютерной памятью. У него можно было получить справку по любому вопросу». В 1953 году Александр Николаевич Поскребышев был удален от активной политической жизни и уволен на пенсию. В своей речи на XX съезде КПСС Н. С. Хрущев назвал его «верным оруженосцем Сталина». Да так, в общем-то, оно и было.

Чингиз Айтматов
Чингиз Торекулович Айтматов в свое время тоже работал секретарем. Закончив 6 классов, мальчик стал секретарем аулсовета, решая сложные и жизненно важные вопросы киргизского села, поскольку это было время Великой Отечественной войны, когда все взрослые мужчины воевали на фронтах. Позже, уже будучи известным писателем, Чингиз Айтматов вновь приобщился к секретарской профессии, только уже в несколько ином статусе. Он довольно долго работал секретарем Союза кинематографистов, а также секретарем Союза писателей - сначала Киргизии, а потом и СССР.